Un compte ChatGPT ou Claude pour l’équipe, c’est un début. Voici ce qu’il faut ajouter pour que toute l’entreprise s’en serve.
ChatGPT Business (l’ancien ChatGPT Team) et Claude Team donnent à chaque salarié un accès à l’IA au nom de l’entreprise. Pour qu’elle devienne commune, il faut y ajouter trois choses : une bibliothèque partagée, des règles d’usage et une mise en usage un processus à la fois.
Format Word · gratuit · modèle à adapter
Ce qu’apporte un compte d’équipe
- Un accès pour chacun, au nom de l’entreprise, et non plus des comptes personnels payés par chaque salarié.
- Des espaces partagés : dans Claude Team, un projet peut être partagé avec d’autres membres de l’entreprise.
- Des données tenues à part : chez ChatGPT Business, OpenAI indique que les données de l’entreprise sont exclues par défaut de l’entraînement des modèles. Pour Claude, voir notre page Vos données.
C’est la bonne base. Ce n’est pas encore une IA commune.
Ce qu’un compte d’équipe ne fait pas tout seul
- Il ne connaît pas votre entreprise : ni vos mémoires techniques, ni vos fournisseurs, ni vos règles de chiffrage, tant que personne ne les lui a donnés.
- Chacun s’en sert à sa façon : les mêmes questions sont reposées par chacun, avec des résultats différents.
- Ce qu’une personne trouve reste dans sa conversation : la bonne façon de faire ne profite pas aux autres.
- Personne ne sait ce qui est fiable : sans règle, on ne sait pas ce qui a été vérifié ni ce qu’on a le droit d’y mettre.
Les quatre briques d’une IA commune
- 01
Le compte au nom de l’entreprise
L’entreprise en est titulaire, elle ajoute et retire les accès.
- 02
La bibliothèque commune
Vos mémoires techniques, fournisseurs, références chantiers et règles de chiffrage, rangés une fois et utilisés par tous.
- 03
Des règles d’usage
Ce qu’on peut confier à l’IA, ce qu’on vérifie, qui tranche. Elles tiennent sur une page.
- 04
Une mise en usage, un processus à la fois
Une personne référente, un vrai dossier, un suivi régulier, puis l’extension à l’équipe.
Les deux premières sont des outils. Les deux dernières font qu’on s’en sert.
Une charte d’usage en six règles
Une base à adapter à votre entreprise :
- 01
Ce qu’on peut y mettre — Les documents de travail de l’entreprise, sur le compte de l’entreprise uniquement, jamais sur un compte personnel.
- 02
Ce qu’on n’y met pas — Ce que vos contrats ou vos clients interdisent de partager.
- 03
On vérifie avant d’utiliser — Chiffres, quantités, références normatives et clauses sont relus par une personne.
- 04
Ce qui engage l’entreprise est relu — Une offre, un mémoire, un courrier à un client part après relecture humaine.
- 05
Ce qui marche est partagé — Une bonne façon de faire entre dans la bibliothèque commune, pas dans une conversation privée.
- 06
Un référent — Une personne répond aux questions, tient la bibliothèque à jour et fait remonter ce qui coince.
La charte d’usage de l’IA au format Word.
Un modèle à adapter en une réunion : les six règles détaillées, un tableau de ce qu’on peut confier à l’IA, le rôle du référent, les arrivées et départs, la révision.
Par où commencer dans une entreprise du bâtiment
- 01
Choisir un processus qui coûte du temps chaque mois et revient souvent : la réponse aux appels d’offres, le chiffrage d’un ouvrage, les factures fournisseurs.
- 02
Choisir une personne, celle qui fait ce travail aujourd’hui.
- 03
Mesurer le temps que ce processus lui prend, avant de commencer.
- 04
La rendre autonome sur de vrais dossiers, avec un suivi régulier.
- 05
Étendre ensuite à l’équipe, puis au processus suivant.
L’extension à l’équipe vient après l’autonomie d’une première personne, pas avant.
Ce que fait Moka
Moka installe les quatre briques dans votre entreprise, puis les fait vivre.
- 01
Le socle — Un compte Claude Team au nom de votre entreprise, Moki installé dessus, et une bibliothèque commune amorcée avec vos documents.
- 02
La mise en route de l’équipe — Les règles d’usage posées ensemble, un référent désigné.
- 03
Un workflow à la fois — Chacun commence par un cadrage qui mesure le temps en jeu avec la personne concernée, puis le développement et la mise en usage sur ses vrais dossiers.
- 04
Le suivi — Un rendez-vous mensuel et les évolutions de Moki, dans l’abonnement.
Moki arrive avec des outils déjà construits pour le bâtiment : analyse des dossiers d’appels d’offres, marques imposées au CCTP, comparaison des devis, mémoires techniques, attestations et fiches de référence.
Questions fréquentes
Une IA commune, installée sur vos vrais dossiers.
Vous nous confiez un de vos dossiers en cours. On vous montre, en direct, ce que Moka en fait. Pas de diaporama, pas de promesse : un livrable généré sur vos données. Si ça n'a pas de sens pour vous, on se le dit. Et si ça a du sens, on passe au cadrage d'un premier workflow.